Digital statt in Kopie – Beelitz will auf papierlose Gremienarbeit umstellen

Stadt Beelitz. Einladungen, Niederschriften, Vorlagen, Anlagen – es sind Berge von Papier, welche für die Sitzungen der Beelitzer Stadtverordnetenversammlung und ihrer Ausschüsse produziert werden. Rund 21 000 A4-Seiten und 200 A3-Seiten pro Jahr. Darauf soll bald verzichtet werden – indem die Stadtverordneten mit Notebooks oder Tablets ausgestattet werden, auf denen sie Unterlagen einsehen, bearbeiten und auch miteinander erörtern können.

Schon jetzt sind Sitzungsunterlagen über das Ratsinformationssystem der Stadt online abrufbar, die öffentlichen können auch von den Bürgern eingesehen werden. Parallel dazu müssen die Akten allerdings aus rechtlichen Gründen immer noch in gedruckter Form an die politischen Vertreter versandt werden. Zum einen weil die Geschäftsordnung es so vorsieht und zum anderen weil man nicht davon ausgehen kann, dass jeder die technischen Voraussetzungen hat, um die Unterlagen einzusehen und auch mit Notizen zu ergänzen. Und wer seine Anmerkungen dann auch noch mit anderen Stadtverordneten, zum Beispiel Fraktionskollegen, teilen möchte, müsste sie am Ende doch wieder ausdrucken, nur eben zu Hause.

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Der Vorschlag, komplett auf papierlose Arbeit umzustellen, war bereits im vergangenen Jahr erörtert, aber eine Entscheidung auf die neue Wahlperiode vertagt worden. In der Sitzung des Hauptausschusses am Montagabend ging es nun um die konkrete Vorbereitung. Anders als in Stahnsdorf, wo die Gemeindevertreter sich ihre Geräte selbst kaufen und dafür finanziell entschädigt werden, sollen in Beelitz einheitliche Netbooks oder Tablets angeschafft und ausgegeben werden. So habe jeder dieselben Voraussetzungen und die Wartung könnte im Rathaus übernommen werden, hieß es zur Begründung. „Außerdem müssten wir mindestens eine Schulung anbieten“, so Bürgermeister Bernhard Knuth. Zudem soll innerhalb des ersten halben Jahres trotzdem noch schriftlich zu den Sitzungen eingeladen werden.

Eine weitere technische Voraussetzung ist die Verbindung ins Internet. Jedes Endgerät müsste mit einer Simkarte ausgestattet werden, damit man damit unabhängig online gehen kann. Die LTE-Verbindung in der Stadt und den Ortsteilen wäre dafür auch ausreichend. Letztendlich sollen die Geräte auch nur für die Gremienarbeit zur Verfügung stehen. Hier landet die Einladung per Email, hier können die Unterlagen heruntergeladen werden. Verschiedene Ebenen, die passwortgeschützt sind, ermöglichen dann den Austausch entweder nur mit der jeweiligen Fraktion oder mit der Stadtverordnetenversammlung insgesamt.

Die Verwaltung wird nun Angebote einholen, welche Geräte sich am besten eignen, zudem wird auch eine Änderung der Geschäftsordnung vorbereitet – und so werden, nicht zuletzt mit Rücksicht auf das Klima, die Papierberge in Zukunft der Vergangenheit angehören.

SVV Beelitz, Stadt Beelitz, Digitalisierung
Beschlussvorlage der SVV Beelitz

(Thomas Lähns)

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