Kloster Lehnin. Wer bisher einen beliebigen Antrag in einer Verwaltung stellen wollte, war meist einer Flut von Papier und Formularen ausgesetzt. Zudem waren verschiedene Abteilungen für unterschiedliche Dinge zuständig. So konnte man durchaus mal einige Stunden im Rathaus verbringen, ehe man zum Abschluss kam. Das muss doch auch anders gehen, sagte sich die Gemeinde Kloster Lehnin.
Gemeinsam mit der Synios GmbH aus Hamburg ging sie das Problem an. Die Firma beschäftigt sich seit vielen Jahren mit digitalen Lösungen für Unternehmen. Diese können dadurch Zeit, Geld und Ressourcen einsparen. So konnte Synios unter anderem das Schwerbehindertenverfahren von etwa einer halben Stunde Zeitaufwand auf unter eine Minute verkürzen.
Die Zusammenarbeit mit Kloster Lehnin war das erste kommunale Projekt und wie man sieht, von Erfolg gekrönt. So ließ es sich auch Benjamin Grimm, Minister der Justiz und für Digitalisierung des Landes Brandenburg, nicht nehmen, bei der Projektvorstellung dabei zu sein. Er würdigte die Herangehensweise der Verwaltung. Man solle sich nur das vornehmen, was auch wirklich zu schaffen ist, betonte er. Ziel des Landes ist es, die Möglichkeit flächendeckender digitaler Bearbeitung zu schaffen. Dazu wurde ein Digitalbudget im Land eingeführt, für das alle Ministerien freiwillig etwas von ihrem Geld abgegeben haben. Auch Landrat Makro Köhler war dabei, betrifft die Digitalisierung doch auch den Landkreis.
Ziel der Gemeinde Kloster Lehnin war ein medienbruchfreier Prozess. Medienbruchfrei bedeutet, dass ein digitaler Prozess ohne Wechsel des Informationsmediums stattfindet, beispielsweise von der Antragstellung bis zur Genehmigung. Statt Daten manuell von einem System in das nächste zu übertragen, werden sie direkt elektronisch ausgetauscht, was die Bearbeitung beschleunigt und Fehler minimiert.
Die Gemeinde Kloster Lehnin setzte diesen Prozess mit einem Formular zur Neuanmeldung eines Hundes um. Ein lustiger Film zeigte den Anwesenden, wie es bisher zuging. Projektleiterin Manuela Mewes erläuterte anschließend das Projekt von der Idee bis zur Umsetzung. Natürlich gab es anfangs auch Widerstände zu überwinden. Die Mitarbeiter fragten sich schon, wie es zu schaffen sei und woher die Mittel und das Personal dafür kommen sollen. Inzwischen gibt es eine eigene IT-Abteiling. Die Entscheidung fiel dann durch ein „Machtwort“ von Bürgermeister Uwe Brückner:
„Wir machen das jetzt einfach.“
Und das mit Erfolg. So wurde ein Onlineformular entwickelt, auf das alle Abteilungen der Verwaltung zugreifen können. Dadurch werden Doppelungen und Fehler minimiert. Zusätzlich enthält das Formular Links zu eventuell notwendigen außerbehördlichen Bescheinigungen. Der Bürger kann online den Bearbeitungsstatus seines Antrags einsehen. Perspektivisch soll dieses Angebot auf weitere Leistungen ausgeweitet werden wie Veranstaltungen, Raumvermietung, Friedhofsverwaltung, Fundsachen und anderes. Ziel ist es außerdem, Partnerkommunen zu finden, um Arbeiten aufteilen zu können. In naher Zukunft sollen in Lehnin zehn Verwaltungsdienstleistungen digitalisiert werden.
Für ihre Arbeit im digitalen Bereich wurde die Gemeinde Kloster Lehnin mit ihrem Projekt „Medienbruchfreie Digitale Antragsbearbeitung“ mit dem Award-Siegel im Finale des DIGITAL-Awards 2025 ausgezeichnet. Der DIGITAL-Award wurde gestiftet durch die KOMMUNALE – Bundesweite Fachmesse und Kongress für Kommunalbedarf. Sie würdigt digitale Kompetenzen von Kommunen, Landkreisen und Behörden.
Eine Fachjury bewertete über 70 eingereichte Projekte und verlieh je Kategorie den erfolgreichsten drei Bewerbungen das Siegel des DIGITAL-Awards. Über die Endplatzierungen in den drei Kategorien entscheidet letztlich ein öffentliches Online-Voting. Kloster Lehnin ist mit zwei Kommunen aus Süddeutschland unter den ersten drei. Die Gemeinde überzeugte in der Kategorie „Städte und Gemeinden bis 20.000 Einwohnende“ mit einer vollständig medienbruchfreien digitalen Antragsbearbeitung.
Mitentscheiden
Bis zum 22. Oktober 2025 können Bürgerinnen und Bürger per Online-Voting über die Platzierung innerhalb der Kategorien mitentscheiden. Wer die Gemeinde Kloster Lehnin unterstützen möchte, ruft das Voting unter www.klosterlehnin.de auf, wählt das Projekt der Gemeinde und gibt die Stimme ab.
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